Jak rozliczyć przyczepkę gaśniczą z dotacji

Przyczepka jest kupiona, sprzęt stoi w garażu, a rozliczenie wisi. Na tym etapie najczęściej okazuje się, że brakuje jednego papieru — i że trzeba było o nim pomyśleć przed zakupem, nie po.

Najpierw sprawdź, co dopuszcza wniosek

Każde źródło finansowania ma własny katalog kosztów kwalifikowanych. Bywa, że sama przyczepa wchodzi, a wyposażenie już nie — albo odwrotnie. Zanim wybierzesz konfigurację, przeczytaj, co w Waszym naborze podlega dofinansowaniu, i dopasuj do tego podział pozycji na fakturze.

Faktura musi się zgadzać z wnioskiem

Najczęstszy powód odrzucenia rozliczenia to rozjazd między opisem przedmiotu zamówienia we wniosku a treścią faktury. Jeśli we wniosku jest „przyczepa gaśnicza z motopompą i zestawem węży”, a na fakturze jedna pozycja „zestaw sprzętu”, ktoś to odeśle. Poproś o rozbicie na pozycje w tym samym układzie co wniosek — robimy to na życzenie, ale trzeba o tym powiedzieć przed wystawieniem dokumentu.

Komplet dokumentów do teczki

• faktura z opisem pozwalającym przypisać koszt do źródła finansowania,
• potwierdzenie zapłaty,
• protokół odbioru podpisany przez jednostkę,
• karty katalogowe i deklaracje zgodności,
• świadectwo homologacji przyczepy i dokumenty rejestracyjne,
• uchwała albo umowa, na podstawie której przyznano środki.

Terminy pilnują się same tylko w teorii

Data wystawienia faktury, data zapłaty i data odbioru muszą mieścić się w okresie kwalifikowalności. Zakup zrobiony „na zapas” przed podpisaniem umowy o dofinansowanie zwykle przepada. Jeśli nabór goni, powiedz nam o terminie od razu — przy gotowych konfiguracjach wysyłamy ofertę tego samego dnia.

Najczęstsze błędy

• zamówienie złożone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie,
• faktura na gminę zamiast na jednostkę (albo odwrotnie) — sprawdź, kto jest nabywcą,
• brak protokołu odbioru, bo „przecież sprzęt stoi”,
• zmiana konfiguracji po złożeniu wniosku, bez aneksu.

Warunki naborów zmieniają się co roku i ogłasza je instytucja finansująca — traktuj powyższe jako listę kontrolną, nie jako wykładnię. Dokumenty po naszej stronie przygotujemy w układzie, jakiego wymaga Wasz wniosek.